dnse-logo-small

 

I går läste jag en artikel i DN om effektivitet och det fick mig att fundera. I mina föreläsningar om att rensa och organisera brukar jag prata om att vi alla är olika och fungerar på olika sätt när det kommer till ordning och reda.

Våra hjärnor fungerar helt enkelt olika och grovt kan det delas in i 4 olika typer.

  1. Strategen som arbetar snabbt och effektivt behöver ha allt och mycket i en logiskt ordning men vill helst inte hålla ordningen på egen hand.
  2. Nytänkaren som ser mönster innan någon annan och som kommer på nya idéer. Denna typ behöver ha saker framför sig för att få inspiration och komma ihåg vad som ska göras.
  3. Administratören/koordinatorn som har koll på allt, alla saker har en plats och allt är på sin plats. Tänker praktiskt och blir olycklig om det inte är organiserat.
  4. Harmoniskaparen som behöver ha harmoni i allt runt omkring sig, saker och människor. Har väldigt svårt att göra sig av med saker och blir lätt distraherad av omgivningen.

När jag är ute på uppdrag låter jag kunden (om den vill) att ta ett test som avgör vilken typ som är den mest dominanta, för att organiseringen ska bli så lyckat som möjligt. Testet kommer från boken “Organizing for your brain type” som är skriven av Professional Organizer Lanna Nakone från USA.

I gårdagens DN publicerades  en artikel där Anki Bengtsson tipsar om hur man blir effektivare på jobbet.
Hela artikeln kan du läsa här. Och med vetskapen om att vi alla fungerar olika vill jag komplettera Ankis tips.

Tipsen som Anki delade med sig är som följer (min komplettering i kursiv stil):

  1. Städa ditt skrivbord och placera alla personliga saker, exempelvis bilder familjen, bakom din rygg.
    Brita: Vi jobbar olika och en del personligheter behöver saker framför sig för att fungera optimalt i det man gör på jobbet. Så fram med sakerna framför näsan om du behöver dem för att få inspiration eller jobba, det kanske är så att din familj inspirerar dig i det du gör!
  2. Kategorisera det du arbetar med i olika pärmar med ett tydligt index.
    Brita: Pärmar kanske fungerar för en del men långt ifrån alla. Det viktiga är att du kategoriserar så att DU förstår och hittar det du söker. 
  3. Skriv en långsiktig att-göra-lista.
    Brita: Här skulle jag rekommendera att man har en långsiktig “Önskelista” på det man vill göra och för att löpande prioritera det man vill göra och summera det i en att-göra-lista. Blir att-göra-listan för lång finns risk att man inte tar tag i allt som ska göras. I min föreläsning går jag igenom mer om hur du skapar en att-göra-lista som fungerar. 
  4. Skriv ner morgondagens viktigaste arbetsuppgift överst på listan och börja med den direkt du kommer till jobbet på morgonen.
    Brita: Det är väldigt bra som Anki säger att börja med det viktigaste först.
  5. Undvik att kolla Facebook eller att ta en kaffepaus innan du sätter i gång att arbeta.
    Brita: Facebook är verkligen en tidstjuv OM du inte jobbar med det strategiskt eller i ditt jobb.
    Att börja dagen med att ta 5-10 minuter för att gå igenom (i huvudet) vad man ska göra är ett bra sätt bli fokuserad innan man sätter igång, och om det är med en kopp te eller kaffe spelar ingen roll så länge du gör det du ska och det fungerar för dig.
  6. Ta bort distraherande plingljud på mejlen och vänta med att gå igenom mejlen till eftermiddagen då du har mindre energi.
    Brita: Helt rätt tycker jag! Speciellt för Harmoniskaparen som lätt blir distraherad. 
  7. Sortera din mejl i mappar och radera alla mejl som inte är aktiva.
    Brita: Se punkt 2. Och tänk på att om du har det i datorn behöver du inte ha det i pappersform (om det inte är ett kontrakt med påskrift eller dyl.)
  8. Svara på ett mejl eller lägg det i rätt mapp så fort du har läst det.
    Brita: Håller med helt å hållet bara ett litet tillägg: Var kritisk innan du mappar in det,  kan du radera det istället? 
  9. Håll möten på stående fot istället för sittande.
    Brita: Jag anar att det är för att det ska gå snabbare. Ett alternativ är att planera mötet innan och var tydlig i inbjudan och på mötet. Vad är syfte och mål med mötet? Förväntningar på deltagarna, vad ska de förbereda och bidra med, och hur lång tid ska mötet pågå? 
  10. Håll dig i god form.
    Brita: Håller med helt å hållet!